Canllawiau ar y broses ymgeisio – annibynnol

Adran 1: Yr hyn y dylech ei ystyried cyn ymgeisio

     A. Rheoliadau sy'n berthnasol i chi

Os yw darparwr yn cynnal gwasanaeth sy'n dod o fewn cwmpas y broses gofrestru fel y'i hamlinellir yn Neddf Safonau Gofal 2000 a Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011, mae gofyn iddo gofrestru gydag AGIC.

Gellir caniatáu cofrestriad yn y ffyrdd canlynol:

• Sefydliad/corff corfforaethol (h.y. wedi'i gofrestru â Thŷ'r Cwmnïau) i gynnal gweithgareddau a reoleiddir. Caiff yr unigolyn atebol o fewn y sefydliad/corff corfforaethol ei adnabod fel yr unigolyn cyfrifol a rhoddir cofrestriad i'r darparwr cofrestredig i gynnal gweithgareddau a reoleiddir.

  I gael ei gofrestru fel sefydliad/corff corfforaethol, rhaid i'r unigolyn cyfrifol benodi unigolyn i fod yn rheolwr cofrestredig. Rhaid i'r rheolwr cofrestredig reoli'r gweithgareddau a reoleiddir o ddydd i ddydd a dangos ei fod yn bodloni'r meini prawf a amlinellir yn Rheoliad 11 – Ffitrwydd rheolwr. Caiff y rheolwr cofrestredig ei gofrestru ar wahân i reoli gweithgareddau a reoleiddir o ddydd i ddydd.

• Cymdeithas anghorfforedig, ar wahân i bartneriaeth, i gynnal gweithgareddau a reoleiddir. Bydd yr unigolyn atebol o fewn y gymdeithas anghorfforedig yn cael ei adnabod fel yr unigolyn cyfrifol. Caiff y darparwr cofrestredig ei gofrestru i gynnal gweithgareddau a reoleiddir. Os yn bosibl, dylid penodi unigolyn ar wahân i fod yn rheolwr cofrestredig. Caiff y rheolwr cofrestredig ei gofrestru ar wahân i reoli gweithgareddau a reoleiddir o ddydd i ddydd.

  Fodd bynnag, os nad yw'n bosibl i ddau unigolyn gwahanol ymgymryd â swyddogaethau’r unigolyn cyfrifol a’r rheolwr cofrestredig, gall yr un unigolyn ymgymryd â'r ddwy swyddogaeth cyn belled â'i fod yn rheoli'r gweithgareddau a reoleiddir o ddydd i ddydd ac yn dangos ei fod yn bodloni'r meini prawf a amlinellir yn Rheoliad 11 – Ffitrwydd rheolwr. Caiff yr unigolyn hwn ei gofrestru i gynnal a rheoli gweithgareddau a reoleiddir.

Y Safonau Gofynnol Cenedlaethol 

Mae'r Safonau Gofynnol Cenedlaethol yn offeryn i ddarparwyr ei ddefnyddio. Maent yn cynnwys canllawiau ynglŷn â'r hyn sy'n rhaid i chi ei gael ar waith i gael eich cofrestru, a hefyd yr hyn sy'n rhaid i chi ei wneud ar ôl cael eich cofrestru. Bydd angen i chi ymgyfarwyddo â hyn cyn i chi allu datgan ar eich ffurflen gais eich bod yn cydymffurfio'n llawn.

Deddfwriaeth arall

Rhaid i chi sicrhau hefyd bod eich gwasanaeth yn cydymffurfio â chyfreithiau ehangach. Er enghraifft, rhaid i chi gydymffurfio â'r gofynion iechyd a diogelwch perthnasol, a chael caniatâd cynllunio perthnasol.

Gwasanaethau sy'n cynnig triniaethau Golau Pwls Dwys a thriniaethau laser

Sylwer bod angen i ni weld gwybodaeth benodol yn ymwneud â chaniatâd cynllunio ar gyfer y gwasanaethau hynny sy'n cynnig triniaethau Golau Pwls Dwys a thriniaethau laser. Gweler Atodiad A – ‘Rhestr Wirio ar gyfer

     B. Y gwasanaeth y byddwch yn ei ddarparu

Mae angen ichi nodi’r gwasanaeth yr ydych am ei ddarparu ar eich ffurflen gais. Mae tri phrif gategori – ysbyty annibynnol, clinig annibynnol, ac asiantaeth feddygol annibynnol. Am y diffiniadau llawn, gweler y rheoliadau.

     C. Gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

You need to apply for DBS certificates for all relevant individuals, including anyone who will be a Registered Manager (RM). 

Mae angen i chi ymgeisio am dystysgrifau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar gyfer pob unigolyn perthnasol, gan gynnwys unrhyw un a fydd yn rheolwr cofrestredig.

Mae gofyn i bob rheolwr cofrestredig sy'n ymgeisio i gofrestru gydag AGIC gael gwiriad manylach dilys gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, wedi'i gydlofnodi gan AGIC, ac wedi'i gyflwyno o fewn y tair blynedd diwethaf.

Os ydych wedi tanysgrifio i wasanaeth diweddaru'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, gallwn dderbyn hyn, ond bydd angen i ni weld y dystysgrif wreiddiol.

Os oes angen ichi ymgeisio am wiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, gallwch ofyn am ffurflen trwy ffonio 0300 062 8163 neu drwy e-bostio HIW.Registration@gov.wales Ceir canllawiau ar gyfer cwblhau ffurflen y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn www.homeoffice.gov.uk/dbs

Rhaid ichi gwblhau ac anfon ffurflen gais y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, ynghyd ag unrhyw ddogfennau ategol, at , gan dalu'r ffi o £44.00 (sy’n cynnwys costau post) am gost y gwiriad trwy siec neu gerdyn.

Sylwer: Dim ond dogfennau gwreiddiol gall AGIC eu gwirio - ni dderbynnir llungopïau.

     D. Geirdaon

Mae angen geirdaon meddygol, personol ac ariannol ar gyfer yr holl unigolion perthnasol. Mae'r ‘Rhestr Wirio ar gyfer Ymgeisio’ yn yr atodiad yn rhestru'r holl eirdaon sydd eu hangen. Mae ffurflenni templed ar gyfer geirdaon ar gael ar wefan AGIC.

     E. Polisïau a gweithdrefnau

Mae angen ichi ysgrifennu set o bolisïau a gweithdrefnau. Mae Rheoliad 9 Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011 yn amlinellu'r polisïau a'r gweithdrefnau y mae'n rhaid iddynt fod ar waith ar gyfer eich gwasanaeth.

Bydd angen ichi ddarparu mynegai o'ch polisïau a'ch gweithdrefnau (mae templed ar gael ar ein gwefan) pan fyddwch yn gwneud cais i gofrestru, a byddwn yn gofyn i weld yr holl bolisïau a gweithdrefnau pan fyddwn yn cynnal ein hymweliad â'r safle.
Mae'n bosibl hefyd y byddwn yn gofyn am sampl o bolisïau a gweithdrefnau yn rhan o'r broses gofrestru.

     F. Datganiad o ddiben

Mae Rheoliad 6 ac Atodlen 1 Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011 yn amlinellu'r wybodaeth sydd ei hangen yn eich datganiad o ddiben.

Mae’r gyfraith yn mynnu bod gan bob darparwr gwasanaeth ddatganiad o ddiben, a dylai gynnwys manylion penodol am eich gwasanaeth, pa driniaethau a ddarperir, i bwy (oedran), gan bwy, ac unrhyw gyfarpar a ddefnyddir.

Rhaid i'ch datganiad o ddiben gynnwys y canlynol:

• Nodau ac amcanion eich gwasanaeth – eglurwch y nodau y mae eich gwasanaeth wedi'u pennu iddo ei hun, gan gynnwys y canlyniadau y byddwch yn eu defnyddio i fesur ei lwyddiant. Dylech hefyd geisio disgrifio'r effaith benodol rydych yn bwriadu ei chael ar y bobl sy'n defnyddio eich gwasanaethau, a pha fanteision y gallant ddisgwyl eu profi o ganlyniad i gael mynediad at y gwasanaethau rydych yn eu darparu
• Manylion y darparwr cofrestredig – enw, cyfeiriad a manylion cyswllt. Os ydych yn sefydliad (cwmni, er enghraifft), bydd angen ichi roi manylion swyddfa gofrestredig y cwmni a manylion yr unigolyn cyfrifol a'i brofiad a’i gymwysterau perthnasol.
• Manylion y rheolwr cofrestredig – enw llawn, cyfeiriad cyswllt (os yw'n wahanol i gyfeiriad y lleoliad), rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.
• Gwybodaeth am staff – manylion am nifer y staff sy'n cael eu cyflogi i weithio yn y sefydliad neu asiantaeth. Bydd angen ichi hefyd nodi eu cymwysterau a’u profiad perthnasol. Os oes gennych staff rhan amser, bydd angen ichi nodi nifer y swyddi cyfwerth ag amser llawn.
• Gwasanaethau, triniaethau a chyfleusterau – manylion y gwasanaethau, triniaethau a chyfleusterau rydych yn bwriadu eu darparu a sut y bydd y rhain yn cael eu darparu, gan gyfeirio at y cyfarpar a'r staff sydd â'r sgiliau arbenigol i ddarparu'r rhain. Disgrifiwch y math o anghenion a fydd ar y bobl a fydd yn defnyddio eich gwasanaethau. Rhowch fanylion yr anghenion iechyd penodol rydych yn bwriadu eu diwallu. Ni ddylech gynnwys unrhyw fanylion personol neu gyfrinachol am unigolion yn y datganiad o ddiben.
• Safbwyntiau cleifion – disgrifiwch sut y byddwch yn casglu safbwyntiau cleifion er mwyn monitro ansawdd y gwasanaethau rydych yn eu darparu a sut rydych yn bwriadu defnyddio'r wybodaeth hon.
• Trefniadau ymweld – rhowch fanylion y trefniadau ar gyfer cyswllt rhwng unrhyw gleifion mewnol a'u perthnasau, ffrindiau a chynrychiolwyr, gan gynnwys unrhyw gyfyngiadau ar oriau ymweld ble y bo'n berthnasol.
• Cwynion – eglurwch sut y gall claf wneud cwyn ac amlinellwch yr amserlenni ar gyfer ymateb iddi. Dylech sicrhau bod eich polisi'n bodloni gofynion Rheoliad 24 Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011.
• Preifatrwydd ac urddas – disgrifiwch sut byddwch yn parchu preifatrwydd ac urddas eich cleifion.
• Dyddiad – y dyddiad y cytunwyd ar eich datganiad o ddiben.

Os nad oes gennych ddatganiad o ddiben ar gael pan fyddwn yn gofyn amdano, gallai hyn arwain at wrthod eich cais neu, unwaith rydych wedi'ch cofrestru, at AGIC yn cymryd camau gorfodi yn eich erbyn.

Byddwn yn defnyddio eich datganiad o ddiben i'n helpu ni i benderfynu a yw eich gwasanaeth yn bodloni'r safonau perthnasol. Felly, dylai'r datganiad o ddiben gynnwys digon o wybodaeth i ddarllenydd gael darlun clir o'r math o wasanaeth rydych yn ei ddarparu a'r bobl sy'n defnyddio eich gwasanaeth.

Mae'n ofynnol eich bod yn adolygu eich datganiad o ddiben o leiaf unwaith y flwyddyn a rhoi gwybod i ni am unrhyw ddiwygiadau o fewn isafswm o 28 diwrnod cyn y bwriedir i'r newidiadau ddod i rym, a rhaid ichi ddarparu triniaethau a gwasanaethau yn unol â'ch datganiad o ddiben.

Byddwn yn cyfeirio at eich datganiad o ddiben pan fyddwn yn cynnal arolygiad i sicrhau bod y gwasanaethau a'r driniaeth rydych yn eu darparu fel y'u disgrifir yn eich datganiad o ddiben.

Mae templed ar ein gwefan ar gyfer y datganiad o ddiben sydd i'w ddefnyddio fel canllaw yn unig. Os oes gennych ddatganiad o ddiben eisoes sy'n bodloni'r holl ofynion, nid oes angen ichi ei ailysgrifennu trwy ddefnyddio'r templed.

     G. Canllaw i gleifion

Mae Rheoliad 7 Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011 yn amlinellu'r wybodaeth sydd ei hangen yn eich canllaw i gleifion.

Yn ôl y gyfraith, mae gofyn i bob darparwr gael canllaw i gleifion, a dylai hwn ddarparu gwybodaeth i gleifion am y gwasanaeth y byddant yn ei dderbyn. Dylid rhoi'r canllaw i bob claf ac i unrhyw unigolyn sy'n gweithredu ar ran claf.

Yn ôl y gyfraith, mae'n rhaid i'r canllaw i gleifion gynnwys:

• Crynodeb o'r datganiad o ddiben – nodau/amcanion
• Telerau ac amodau'r gwasanaethau a fydd yn cael eu darparu i gleifion, gan gynnwys gwybodaeth gyflawn am brisiau – esboniwch beth a olygir gan eich gwasanaethau, pa mor hir gall triniaethau barhau, a beth yw'r symiau a'r dulliau talu ar gyfer pob agwedd ar driniaethau. 
• Ffurf safonol ar gontract ar gyfer y gwasanaethau a'r cyfleusterau a ddarperir – esboniwch sut bydd gwasanaethau'n cael eu darparu a pha gyfleusterau ychwanegol sydd ar gael.
• Crynodeb o'r weithdrefn gwyno – gellir defnyddio'r manylion sydd yn eich datganiad o ddiben 
• Crynodeb o safbwyntiau cleifion ac eraill – ni fydd hwn ar gael ar gyfer sefydliadau neu asiantaethau newydd. Dylid ychwanegu'r wybodaeth hon i'r canllaw i gleifion pan gaiff y ddogfen ei hadolygu am y tro cyntaf.
• Cyfeiriad a rhif ffôn swyddfa briodol yr awdurdod cofrestru – mae manylion Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru ar dudalen 3 y canllawiau hyn.
• Gwybodaeth ynglŷn â sut i gael copi o'r adroddiad arolygu diweddaraf a baratowyd gan yr awdurdod cofrestru – dylid cynnwys dolen at wefan AGIC a hysbysu cleifion y bydd adroddiadau ar gael yma pan fydd eich sefydliad wedi cael ei arolygu.

Mae templed ar ein gwefan ar gyfer y canllaw i gleifion, i'w ddefnyddio fel canllaw yn unig. Os oes gennych ganllaw i gleifion eisoes sy'n bodloni'r holl ofynion, nid oes angen ichi ei ailysgrifennu trwy ddefnyddio'r templed.

     H. Yr adeilad

Bydd AGIC yn asesu eich cais i ddangos ffitrwydd yr adeilad i gynnal y gwasanaethau ac i ddiwallu anghenion cleifion. Dylech sicrhau bod popeth yn barod cyn ichi ddechrau eich gwasanaeth.

Rydw i'n cofrestru i ddarparu gwasanaethau laser / Golau Pwls Dwys – pa waith paratoi ychwanegol sy'n rhaid i mi ei wneud?

Rhaid i chi benodi cynghorydd diogelu rhag laserau i helpu gyda'ch cais. Bydd angen ichi hefyd roi rheolau lleol ar waith ar gyfer y peiriant a phrotocolau triniaeth ar gyfer pob triniaeth y byddwch yn ei darparu (wedi cael eu hysgrifennu gan weithiwr proffesiynol sy’n ymarfer ac sydd wedi cofrestru gyda'r Cyngor Meddygol Cyffredinol). Mae rhagor o wybodaeth am hyn ar gael yn y Safonau Gofynnol Cenedlaethol ar gyfer Gofal Iechyd Annibynnol yng Nghymru.

Adran 1: Cwblhau eich ffurflen gais

     A. Llenwi eich ffurflen gais

Byddai'n well gan AGIC pe bai'r ffurflen hon yn cael ei llenwi'n electronig, ac mae ar gael yn www.agic.org.uk

Os nad ydych yn gallu cael mynediad at fersiwn electronig o'n ffurflen ni, ac rydych yn cwblhau copi caled, defnyddiwch lythrennau bras. Os oes angen copïau caled o'r ffurflen arnoch, cysylltwch â ni a gallwn eu postio atoch.

Unigolion a sefydliadau – canllaw cam wrth gam

Gallwch ddefnyddio'r adran hon o'r canllawiau ochr yn ochr â'ch ffurflen gais wrth ichi ei llenwi.

Adran 1: Manylion y cais

Mae'r adran hon yn gofyn am wybodaeth sylfaenol am yr ymgeisydd, gan gynnwys manylion cyswllt a manylion y cwmni (os yw'n sefydliad).

Adran 2: Gwasanaeth/au a reoleiddir

Mae'r adran hon yn gofyn ichi nodi'r math o wasanaeth rydych yn ei gofrestru, yn ôl y rheoliadau. Mae hefyd yn gofyn cwestiynau mwy penodol am amgylchedd y lleoliad a’i hyfywedd ariannol.

Adran 3: Gwybodaeth bersonél

Mae'r adran hon yn gofyn am fanylion pellach am eich hanes cofrestru blaenorol, hanes cyflogaeth, hanes meddygol, gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, ac unrhyw gofrestriad proffesiynol.

Adran 4: Cydraddoldeb, amrywiaeth a hawliau dynol

Mae'r adran hon yn gofyn sut byddwch yn sicrhau'r canlynol:

• Bod hawliau dynol ac anghenion cydraddoldeb ac amrywiaeth yn cael sylw yn eich gwasanaeth.
• Bod y gallu i ymateb i anghenion amrywiol yn cael ei ddatblygu.
• Bod annibyniaeth a dewis yn cael eu hyrwyddo.
• Bod hawliau dynol a materion yn ymwneud ag amrywiaeth yr un mor bwysig â materion eraill.
• Bod gwybodaeth yn hygyrch i bobl sy'n ei defnyddio.
• Bod eich staff yn deall ac yn parchu credoau ac arferion crefyddol pobl, ac yn deall eu cyfrifoldebau o dan ddeddfwriaeth cydraddoldeb.

Adran 5: Gwasanaethau laser Dosbarth 3B neu Ddosbarth 4 a Golau Pwls Dwys 

Mae'r adran hon yn gofyn am fanylion unrhyw gynhyrchion laser Dosbarth 3B neu Ddosbarth 4 neu gynhyrchion Golau Pwls Dwys a ddefnyddir i ddarparu triniaethau yn y sefydliad a'r cymorth proffesiynol rydych wedi ei gyflogi.

Adran 6: Datganiad ymgeisio

Mae'r adran hon yn gofyn i chi lofnodi a dyddio'r ffurflen i ddatgan bod y wybodaeth a gyflwynwyd gennych yn gywir. Mae gwneud datganiad anwir yn fwriadol yn drosedd o dan Adran 27 Deddf Safonau Gofal 2000. Sicrhewch fod yr holl unigolion a enwir yn Adran 1 wedi llofnodi'r adran llofnodion awdurdodi.

Gwybodaeth arall i'w chynnwys gyda'ch cais

Rhaid i chi ddarparu'r wybodaeth ategol (fel y nodir yn y ‘Rhestr Wirio ar gyfer Ymgeisio’ yn atodiad y canllawiau hyn) gyda'ch ffurflen gais gyflawn.

Dylech hefyd roi gwybodaeth inni am fusnesau eraill sy'n gweithredu o'r un adeilad â'ch gwasanaeth. Mae angen i'r wybodaeth hon roi manylion am unrhyw drefniadau sydd gennych i rannu adeilad a gwasanaethau – er enghraifft, mynedfeydd, dŵr, trydan a nwy – a'ch cyfrifoldebau o ran contractau a gwaith cynnal a chadw.

Os yw'r busnes yn ddarparwr arall, ac os oes gennych unrhyw fuddiannau neu gyfrifoldebau rheoli yn y cwmni, dylech gynnwys y rhain ar y ffurflen.

Adran 2: Cyflwyno eich cais

Os ydych wedi cwblhau eich cais yn electronig, cofiwch mai dim ond llofnod â llaw y gall AGIC ei dderbyn yn Adran 6 at ddibenion archwilio pan fydd practisau yn sefydlu cyfrifon ariannol gyda Llywodraeth Cymru.

Os oes gennych adnoddau sganio, gallwch ddarparu fersiwn wedi'i sganio o'ch ffurflen gais a'i hanfon atom drwy e-bost at HIW.Registration@gov.wales neu, os ydych yn defnyddio copïau caled o'n ffurflenni, postiwch nhw yn defnyddio'r cyfeiriad a ddangosir yn adran cyflwyniad y canllawiau hyn.

     B. Ffurflenni cais anghyflawn neu wybodaeth sydd ar goll

Ni allwn brosesu ceisiadau anghyflawn. Bydd ceisiadau anghyflawn yn cael eu gwrthod a'u dychwelyd.

Os bydd eich cais yn cael ei wrthod am ei fod yn anghyflawn, byddwn yn ceisio rhoi gwybod ichi pa wybodaeth a oedd ar goll er mwyn ichi allu ei hailgyflwyno os ydych yn dymuno.

     C. Newid eich cais ar ôl iddo gael ei gyflwyno

Os oes angen ichi ddiwygio eich cais, bydd rhaid ichi gadarnhau hyn yn ysgrifenedig, a byddwn yn eich hysbysu p’un a ydym yn gallu derbyn eich diwygiad.

Bydd diwygiadau'n achosi oedi, a gallent olygu na fyddwn yn gallu prosesu eich cais o fewn 12 wythnos ar ôl derbyn cais sydd wedi'i gwblhau'n llawn.

At hynny, os ydych yn gwneud newidiadau i'ch cais, efallai y byddwn yn gofyn am ragor o wybodaeth. Os ydych yn methu â chyflwyno'r wybodaeth ychwanegol sydd ei hangen o fewn 12 wythnos i'r dyddiad y cyflwynwyd eich cais yn wreiddiol, efallai y bydd AGIC yn gwrthod y cais.

Os oes newidiadau sylweddol i'r cais, bydd yn rhaid i chi wneud cais newydd gyda ffi lawn.

Adran 3: Ffioedd cofrestru

     D. Ffioedd i'w talu

Fel arfer, bydd ffi gofrestru yn daladwy gyda'ch cais, oni bai eich bod yn gymwys i gael eich eithrio.

Nid yw Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru yn pennu'r ffi a delir; yn hytrach, mae hon wedi'i hamlinellu yn Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Ffioedd) (Cymru) 2011 – gweler Tabl 1 isod.

Mae ffioedd yn daladwy:

• Pan wneir cais i gofrestru
• Pan wneir cais i amrywio unrhyw amodau cofrestru
• Pan wneir cais i dynnu amod cofrestru
• Bob blwyddyn i gynnal cofrestriad

Nid oes rhaid i chi dalu ffi:

• Os ydych yn unigolyn sy'n cynnal neu'n rheoli, neu'n gwneud cais i gynnal neu reoli hosbis.
• Os ydych yn ddarparwr sefydliad neu asiantaeth ac rydych yn elusen a bod yr unig wasanaethau a ddarperir gan yr elusen honno yn rhad ac am ddim ac nid yw gwasanaethau'r elusen yn cael eu comisiynu gan y GIG neu awdurdod lleol. Sylwer: nid yw'r eithriad hwn yn berthnasol i reolwyr sefydliadau neu asiantaethau sy'n cael eu rhedeg gan elusennau sy'n cyflawni'r meini prawf hyn.

Os cynhwysir sefydliad neu asiantaeth mewn mwy nag un o'r categorïau a restrir, dim ond un ffi sy'n daladwy, a'r ffi uchaf fydd honno.

Os oes mwy nag un unigolyn yn ymgeisio i gael ei gofrestru, mae angen i bob unigolyn dalu ffi.

Gellir gwneud taliad trwy gerdyn debyd/credyd trwy gwblhau'r ffurflen taliadau ar wefan AGIC neu drwy ffonio 0300 062 8163 gyda manylion y cerdyn. Fel arall, gallwch anfon siec yn daladwy i 'Llywodraeth Cymru'.

Ysbytai annibynnol

Ysbyty annibynnol a’i brif ddiben yw darparu triniaeth yn defnyddio techneg a ragnodir neu dechnoleg a ragnodir(1)

Arall

(1) Fel y nodir yn Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Ffioedd) (Cymru) 2011.

Adran 1 – Sut rydym yn asesu eich cais

     A. Y broses asesu

Mae tri cham i'n proses asesu, ac rydym yn anelu at orffen pob cofrestriad o fewn 12 wythnos ar ôl derbyn cais sydd wedi'i gwblhau'n llawn.

Pan fyddwn yn derbyn cais, byddwn yn gwirio, fel man lleiaf, bod y wybodaeth ganlynol wedi ei derbyn gyda ffurflen gais:

• Datganiad o ddiben
• Canllaw i gleifion
• Hyd at ddau eirda personol/proffesiynol ar gyfer y rheolwr cofrestredig
• Geirda ariannol ar gyfer y sefydliad (os yn berthnasol)
• Mynegai polisïau a gweithdrefnau
• Cadarnhad bod gwiriad manylach gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd wedi cael ei gynnal neu yn y broses o gael ei gynnal
• Ar gyfer laserau yn unig – adroddiad gan gynghorydd diogelu rhag laserau, a rheolau lleol a phrotocolau triniaeth wedi'u llofnodi

Sylwer: Ni fyddwn yn gwirio cynnwys y dogfennau ar y cam hwn ond byddwn yn pennu bod cais yn gyflawn ac y gellir ei drafod mewn cyfarfod panel cychwynnol os ydych wedi darparu'r dogfennau a restrir uchod.

Os yw unrhyw rai o'r dogfennau uchod ar goll, byddwn yn cysylltu â chi i ofyn am y wybodaeth sydd ar goll. Os na fyddwch yn darparu'r wybodaeth sydd ar goll, byddwn yn dychwelyd eich cais fel un sydd heb ei gwblhau a bydd angen i chi wneud cais am gofrestriad eto unwaith y byddwch yn gallu darparu'r dogfennau gofynnol.

Mae'r cam cyntaf, yn dilyn derbyn cais wedi ei gwblhau'n llawn, yn cynnwys cyfarfod panel cychwynnol lle rydym yn trafod y canlynol:

• Ansawdd y wybodaeth a ddarparwyd
• Canlyniad y geirdaon a'r gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

Sylwer: os yw'r gwiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn cael ei ddychwelyd ag unrhyw droseddau wedi'u rhestru, byddwn yn cynnal cyfweliad Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ychwanegol gyda chi mewn perthynas â hyn.

Os oes angen, ar ôl y cyfarfod panel cychwynnol hwn, byddwn naill ai'n:

• cysylltu â chi i ofyn am y wybodaeth sydd ar goll;
• gwneud ymholiadau am y wybodaeth a ddarparwyd (os ydych yn methu â chyflwyno'r wybodaeth ychwanegol ofynnol o fewn 12 wythnos i'r dyddiad y cyflwynwyd eich cais yn wreiddiol, efallai y bydd AGIC yn gwrthod eich cais); neu
• eich hysbysu bod eich cais wedi'i dderbyn, a threfnu'r ymweliad â'ch safle a'r cyfweliad cyn eich cofrestru.

Os ydych yn methu â chyflwyno'r wybodaeth ychwanegol sydd ei hangen o fewn 16 wythnos i'r dyddiad y cyflwynwyd eich cais yn wreiddiol, gall AGIC wrthod eich cais.

Yr ail gam o'r broses asesu yw ein hymweliad â'ch safle cyn eich cofrestru, a'r cyfweliad 'ffitrwydd i ymarfer' gyda'r rheolwr cofrestredig.

Yn ystod yr ymweliad â'ch safle cyn eich cofrestru, rydym yn asesu:

• Pa mor barod ac addas yw eich safle, gan gynnwys gwiriadau amgylcheddol a gwiriadau iechyd a diogelwch
• Y polisïau a gweithdrefnau llawn sydd gennych ar waith

Yn ystod y cam hwn, byddwn hefyd yn cynnal y cyfweliad 'ffitrwydd i ymarfer' gyda'r rheolwr cofrestredig. Gall hyn fod yn ystod yr ymweliad â'r safle, neu efallai y byddwn yn eich gwahodd i ddod i'n swyddfa ym Merthyr Tudful.

Mae'r trydydd cam yn cynnwys cyfarfod panel terfynol i wneud penderfyniad ynglŷn â'ch cais i gofrestru, yn seiliedig ar:

• Asesiad o'r holl dystiolaeth a gwybodaeth a ddarparwyd yn eich cais ac, os yw'n berthnasol, tystiolaeth o'r ymweliad safle cyn cofrestru a'r cyfweliad

Adran 2 – Asesiad ariannol

     B. Financial reference

Yn ôl Rheoliad 29 Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011, mae’n ofynnol eich bod yn cymryd pob cam rhesymol i sicrhau eich bod yn hyfyw yn ariannol.
Mae'n rhaid i chi sicrhau eich bod wedi ystyried sut y byddwch yn ariannu'r busnes cyn ac yn ystod y broses o'i ddechrau, yn ogystal ag yn y dyfodol. Mae hyn er mwyn sicrhau y bydd defnyddwyr y gwasanaeth yn cael dilyniant o ran gofal a thriniaeth os ydym yn cofrestru eich gwasanaeth.

Gofynnwn felly i chi roi geirda ariannol sydd wedi'i gydlofnodi naill ai gan gynrychiolydd eich banc neu eich cyfrifydd. Efallai y bydd angen i chi esbonio i'ch banc mai dim ond geirda sydd ei angen arnom, ac nid ymchwiliad llawn i'ch statws credyd. Mae ffurflen ar gyfer y geirda ar gael yn www.agic.org.uk. Os na fyddwn yn derbyn hon gyda'ch cais, byddwn yn gwrthod eich cais.

     C. Cwestiwn am weinyddu a derbynyddiaeth

Bydd y wybodaeth rydych yn ei darparu ar gyfer y cwestiwn hwn yn cael ei hystyried ynghyd â'r dystiolaeth ategol ynglŷn â'ch gallu i gynnal neu reoli gwasanaeth.
Byddwch yn cael cyfle i drafod y manylion yn llawn os oes angen.

     D. Datganiad am hyfywedd ariannol

Rhaid ichi ddatgan eich bod yn cymryd pob cam rhesymol i barhau i fod yn ariannol hyfyw er mwyn cyflawni eich nodau ac amcanion fel y'u hamlinellir yn eich datganiad o ddiben. Caiff eich datganiad ei gwblhau drwy dicio blwch ar y ffurflen gais, naill ai 'ydw' neu 'nac ydw'.

Wrth ystyried a fyddwch yn hyfyw yn ariannol, rydym yn eich cynghori'n gryf i lunio cynllun busnes. Dylai hwn fod yn ddadansoddiad trwyadl a chynhwysfawr o'r holl gostau y byddwch yn eu hwynebu, a dylai fod yn realistig ynglŷn â'ch incwm tebygol. Bydd angen i'ch cynllun busnes ddangos y bydd eich incwm yn fwy na'ch costau o fewn amserlen resymol, a bod gennych ddigon o gyllid i'ch galluogi i gyrraedd y safonau hanfodol. Ni ddylech ddatgan eich bod yn hyfyw yn ariannol oni bai eich bod wedi dilyn y broses hon. Felly, os ydych yn ateb 'na' i'r cwestiwn hwn, efallai y byddwn yn gwneud cynnig i wrthod eich cais.

Adran 3 – Asesiad meddygol

Rhaid ichi ddatgan a oes gennych unrhyw gyflwr iechyd corfforol ac iechyd meddwl a allai effeithio ar eich gallu i gynnal, rheoli neu weithio at ddibenion y gwasanaeth.
Caiff eich datganiad ei gwblhau trwy dicio blwch ar y ffurflen gais, naill ai 'oes' neu 'nac oes'.

Mae'n rhaid ichi ystyried a oes gennych salwch neu gyflwr meddygol a allai eich peryglu chi neu eraill wrth ichi ddarparu gwasanaethau. (Cyfeirir at hyn yn Rheoliad 10 Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011.)

     E. Geirda meddygol

Mae hefyd angen i chi gyflwyno geirda meddygol sydd wedi'i lofnodi gan eich meddyg teulu (mae ffurflen ar gael yn www.agic.org.uk). Os na fyddwn yn derbyn hwn gyda'ch cais, byddwn yn gwrthod eich cais. Sylwer efallai y bydd eich meddyg teulu yn codi tâl am y geirda hwn.

Os yw'r wybodaeth a ddarperir ar eich ffurflen gais neu yn y geirda meddygol yn nodi bod gennych gyflwr a allai effeithio ar eich gallu i gyflawni eich swydd, byddwn yn trafod y mater hwn â chi naill ai yn y cyfweliad, neu cyn hynny. Byddwn yn gofyn i chi ddweud wrthym am unrhyw addasiadau rhesymol rydych wedi eu rhoi ar waith i'ch galluogi i wneud eich swydd, a byddwn yn ystyried y rhain.

Os nad ydym yn hyderus eich bod yn ddigon ffit yn feddygol i fod yn unigolyn cofrestredig, efallai y byddwn yn gwrthod eich cais. Mae gennych hawl i apelio yn erbyn hyn. Byddwn hefyd yn ystyried unrhyw ail farn yr hoffech ei chael.

Adran 4 – Asesiad proffesiynol

     F. Gofynion rheoleiddiol

Mae Rheoliad 12 Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011 yn amlinellu'r gofynion yn ymwneud â 'ffitrwydd i ymarfer' rheolwyr cofrestredig.

Mae hyn yn cynnwys asesiad o p'un a yw'r unigolyn:

• 'Yn meddu ar uniondeb addas a chymeriad da.' Rydym yn asesu hyn drwy'r wybodaeth a ddarperir ar eich ffurflen gais, y gwiriad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, geirdaon, a'r cyfweliad.
• 'Yn meddu ar y cymwysterau, y sgiliau a'r profiad sydd eu hangen i reoli'r sefydliad neu'r asiantaeth.’ Rydym yn asesu hyn trwy gyfweliad, geirdaon, a'r ffurflenni cais sy'n gofyn ichi gyflwyno eich hanes cyflogaeth llawn yn ystod y 15 mlynedd diwethaf (neu eich gyrfa lawn os yw'n fyrrach). Mae'n rhaid ichi roi esboniad ysgrifenedig inni o bob bwlch yn eich hanes cyflogaeth.
• ‘Yn ffit yn gorfforol ac yn feddyliol i reoli'r sefydliad neu'r asiantaeth.’ Rydym yn asesu hyn drwy'r wybodaeth a gyflwynir ar eich ffurflen gais, yn eich cyfweliad, a thrwy eich geirdaon, yn enwedig eich geirda meddygol.

     G. Geirdaon personol/proffesiynol

Mae angen i chi gyflwyno dau eirda personol/proffesiynol gyda'ch cais (mae ffurflen ar gael yn www.agic.org.uk). Rhaid i'r canolwyr allu gwneud sylwadau am ba mor gymwys ydych chi i reoli'r gwasanaeth, ac ni ddylent fod yn perthyn i chi. Dylai un o'r canolwyr hyn fod wedi bod yn gyflogwr i chi am o leiaf tri mis. Efallai y byddwn yn cysylltu â'ch canolwr personol/proffesiynol os oes gennym unrhyw bryderon am eich cais. Gallai’r rhain gynnwys llawer o wahanol swyddi ar ôl ei gilydd, neu fwlch yn eich hanes cyflogaeth heb esboniad.

     H. Cyfweliad 'ffitrwydd i ymarfer' rheolwyr cofrestredig

Fel arfer, rydym yn cynnal cyfweliadau 'ffitrwydd i ymarfer' ar yr un diwrnod â'n hymweliad â'r safle, neu byddwn yn eich gwahodd i ddod i'n swyddfa ym Merthyr Tudful.

Cyn y cyfweliad, byddwn yn anfon holiadur atoch i'w lenwi, ac mae hwn yn eich holi am y rheoliadau, ac am eich cyfrifoldebau fel rheolwr cofrestredig. Gofynnwn i chi ddychwelyd hwn atom cyn eich cyfweliad er mwyn i ni allu trafod unrhyw faterion yn ymwneud â'r rheoliadau yn ystod y cyfweliad.

Bydd dau aelod o staff AGIC yn cynnal y cyfweliad, ac yn holi cwestiynau ynglŷn â'ch sgiliau, eich gwybodaeth, a'ch profiad yn y maes y byddwch yn gweithio ynddo, ac am yr hyn rydych wedi ei ysgrifennu ar y ffurflen gais, neu eich cynlluniau ar gyfer y gwasanaeth.

    A. Pryd y gallwch ddisgwyl canlyniad

Rydym yn anelu at wneud penderfyniad o fewn 12 wythnos ar ôl derbyn cais sydd wedi'i gwblhau'n llawn, hyd at y dyddiad y cyflwynir yr Hysbysiad o Benderfyniad.

Noder bod y cyfnod o 12 wythnos yn dechrau pan fyddwn yn derbyn yr holl wybodaeth y gofynnwyd amdani, er mwyn i ni allu symud ymlaen i'r camau asesu. Mae hyn yn ddibynnol, felly, arnoch chi gyflwyno'r wybodaeth lawn a chywir gyda'ch cais.

Adran 1 – Amserlenni

Bydd y cyfnod amser hwn yn hwy os yw'r canlynol yn digwydd:

• Rydym yn gofyn am ragor o wybodaeth, ond nid yw'r wybodaeth honno wedi cael ei dychwelyd atom o fewn pum diwrnod gwaith.
• Mae cais yn cael ei newid, neu enghreifftiau eraill o oedi sydd y tu hwnt i'n rheolaeth ni (gan gynnwys llithriad yn y dyddiadau cwblhau ar gyfer newidiadau o ran perchnogaeth, ac os nad yw'r adeilad yn barod).
• Rhaid inni gynnal ymweliad safle neu gyfweld ag ymgeiswyr mwy nag unwaith, o ganlyniad i bryderon a nodwyd fel rhan o'n hasesiad.
• Mae gennym bryderon sylweddol ynglŷn â menter y darparwr, neu os oes camau gorfodi a allai effeithio ar unrhyw benderfyniad angenrheidiol i amrywio cofrestriad.
• Rydym yn gwrthod cofrestriad a gwneir apêl yn erbyn y penderfyniad hwnnw.

Adran 2 – Derbyn penderfyniad

     B. Hysbysiad o Gynnig

Pan fydd pob cam asesu wedi'i gwblhau, byddwn yn cyflwyno Hysbysiad o Gynnig i chi. Mae hwn yn hysbysiad cyfreithiol a bydd yn datgan ein bod yn cynnig:

• Eich cofrestru heb amodau
• Eich cofrestru gydag amodau
• Gwrthod eich cais i gofrestru

Bydd gennych 28 diwrnod i gyflwyno sylwadau i ni er mwyn apelio yn erbyn yr hysbysiad, neu unrhyw amodau a restrir arno. Os nad ydym yn derbyn sylwadau o fewn y cyfnod amser hwn, byddwn yn parhau i gyflwyno'r Hysbysiad o Benderfyniad ac yn tybio na fydd unrhyw sylwadau'n cael eu gwneud. Os byddwch yn cytuno â'r hysbysiad, ac os ydych am gyflymu'r broses gofrestru, byddwch yn gallu llofnodi, dyddio a dychwelyd slip atom yn ildio'ch hawl i apelio.

Efallai y bydd amod ynghlwm â'ch cofrestriad sy'n:

• Cyfyngu ar eich gweithgarwch rheoledig. Enghraifft nodweddiadol o hyn yw cyfyngu ar yr ystod o oedrannau y cewch eu trin. Er enghraifft, efallai y bydd yr Hysbysiad o Gynnig yn nodi na allwch drin pobl rhwng chwech ac 13 oed.
• Nodi'r mathau o wasanaethau y caniateir i chi eu darparu. Er enghraifft, efallai y bydd yr Hysbysiad o Gynnig yn nodi eich bod yn cael darparu gweithdrefnau diagnostig, llawfeddygol (dim llawfeddygaeth ar y galon), neu, yn achos gwasanaethau laser/Golau Pwls Dwys, bydd yn nodi'r laserau a'r triniaethau penodol y caniateir ichi eu cyflawni.

     C. Hysbysiad o Benderfyniad

Pan fydd yr Hysbysiad o Gynnig wedi dod i ben (ar ôl 28 diwrnod), neu os ydych wedi llofnodi, dyddio a dychwelyd slip atom yn ildio eich hawl i apelio, byddwn yn cyflwyno Hysbysiad o Benderfyniad ichi. Mae hwn yn cadarnhau ein bod wedi gwneud penderfyniad am statws eich cofrestriad. Yn yr un modd â'r Hysbysiad o Gynnig, bydd gennych 28 diwrnod i gyflwyno sylwadau, i adael yr hysbysiad i ddod i ben, neu i lofnodi, dyddio a dychwelyd eich nodyn derbyn atom.

Ar ôl i ni dderbyn eich slip o'r Hysbysiad o Benderfyniad wedi'i lofnodi, neu ar ôl i 28 diwrnod fynd heibio ers y dyddiad ar eich Hysbysiad o Benderfyniad, byddwch wedi eich cofrestru o dan Ddeddf Safonau Gofal 2000, a gallwch ddechrau darparu eich gwasanaeth.

     D. Apeliadau

Gallwch roi sylwadau inni am unrhyw gynnig rydym yn ei wneud mewn perthynas â'ch cais i gofrestru.

Efallai y byddwn yn cynnig gwrthod eich cofrestru, neu'n cynnig eich cofrestru gydag amodau. Os ydych yn anghytuno â'r cynnig, bydd y cyfeiriad ar gyfer gwneud unrhyw sylwadau ar gael yn yr hysbysiad a anfonir atoch.

Ar ôl yr Hysbysiad o Gynnig, os nad ydym yn cefnogi eich sylwadau, ond yn parhau i gadarnhau ein cynnig drwy gyflwyno Hysbysiad o Benderfyniad, gallwch apelio yn erbyn ein penderfyniad i dribiwnlys annibynnol. Yn y sefyllfa hon, bydd AGIC yn darparu gwybodaeth am y tribiwnlys ar gais.

Adran 1 – Ymrwymiadau AGIC i chi pan fyddwch wedi’ch cofrestru

     A. Tystysgrifau

Byddwn yn cyflwyno tystysgrifau yn y post ar gyfer cofrestriad llawn darparwyr. Bydd pob rheolwr cofrestredig hefyd yn derbyn tystysgrif ar wahân. Mae'n rhaid arddangos tystysgrifau cofrestriad mewn man amlwg yn eich sefydliad.

     B. Gwefan a logo

Wedi i chi gael eich cofrestru gyda ni, byddwn yn ychwanegu manylion eich gwasanaeth i'n gwefan a'n cyfrifon cyfryngau cymdeithasol. Golyga hyn y bydd y cyhoedd yn gallu gweld ar ein gwefan eich bod yn ddarparwr cofrestredig gwasanaethau.

Gyda'n caniatâd, gallwch ddefnyddio ein logo ar eich deunydd hyrwyddo fel ffordd gyflym o ddangos eich bod wedi eich cofrestru gyda ni. Bydd yn rhaid i chi lenwi ffurflen i ddefnyddio ein logo, a gallwn anfon y ffurflen hon atoch ar gais.

     C. Arolygiadau

Mae AGIC yn cynnal arolygiadau lle rhoddir rhybudd ac arolygiadau dirybudd o wasanaethau cofrestredig yn rheolaidd er mwyn sicrhau bod gwasanaethau'n parhau i gydymffurfio â'r gofynion a amlinellir yn Neddf Safonau Gofal 2000 a'r ddeddfwriaeth ategol. Bydd tîm arolygu AGIC yn rhoi adroddiad i chi o'r arolygiad, ac yn rhoi adborth ar eich gwasanaeth, gan ofyn i chi wneud gwelliannau lle bo angen. Os ydym yn gweld nad ydych yn cydymffurfio â'r rheoliadau, efallai y byddwn yn cymryd camau gorfodi.

Adran 2 – Eich cyfrifoldebau pan fyddwch wedi eich cofrestru

     D. Sicrhau bod eich gwasanaeth yn cydymffurfio â'r rheoliadau

Rydych yn gyfrifol am sicrhau bod eich gwasanaeth yn parhau i fodloni gofynion Deddf Safonau Gofal 2000 a'r ddeddfwriaeth ategol.

Fel arfer, bydd AGIC yn dod ag unrhyw enghreifftiau o ddiffyg cydymffurfio at sylw'r unigolion dan sylw, gan roi cyfle iddynt gymryd unrhyw gamau unioni perthnasol o fewn amserlen benodol.

Os yw'r diffyg cydymffurfio yn ddifrifol, efallai y bydd AGIC yn ei ystyried yn briodol gosod amodau penodol ar eich gwasanaeth, neu'n canslo cofrestriad eich gwasanaeth yn gyfan gwbl, sy'n golygu y bydd yn rhaid i'ch gwasanaeth roi'r gorau i weithredu. Efallai y bydd AGIC hefyd yn gweithredu trwy erlyn, a allai arwain at ddirwy a/neu garchar.

     E. Rhoi gwybod inni am newidiadau

Chi sy'n gyfrifol am hysbysu AGIC am unrhyw newidiadau i'r gwasanaethau rydych yn eu darparu.

Os ydych yn dymuno amrywio neu dynnu amod cofrestriad, bydd angen ichi gyflwyno cais i AGIC a bydd rhaid ichi dalu ffi. Mae Tabl 2 isod yn amlinellu'r ffioedd hyn. Pan fydd AGIC yn derbyn cais, byddwn yn cadarnhau'r ffi ac yn cynnwys gwybodaeth am sut i wneud taliad.

Mân amrywiad

Mân amrywiad yw amrywiad lle na fydd yn rhaid i AGIC arolygu'r sefydliad neu asiantaeth er mwyn gwneud penderfyniad ynglŷn â'r cais.

Mae'r achosion canlynol yn enghreifftiau lle yr ystyrir na fyddai angen arolygiad fel arfer – fodd bynnag, bydd pob cais yn cael ei ystyried yn ôl ei rinweddau ei hun:

• Lleihad yn nifer y gwelyau
• Rhoi’r gorau i wneud math penodol o driniaeth neu wasanaeth
• Mân newidiadau i'r llety
• Peiriant Dosbarth 3B/Dosbarth 4 neu Olau Pwls Dwys newydd i gynnal triniaethau tebyg i'r rhai sydd wedi'u cofrestru eisoes

Amrywiad sylweddol

Amrywiad sylweddol yw amrywiad pan fydd AGIC yn ystyried bod angen arolygu'r sefydliad neu asiantaeth er mwyn gwneud penderfyniad ynglŷn â'r cais.

Yn aml, bydd hwn yn gais i newid y diben y cafodd y cofrestriad ganiatâd ar ei gyfer yn y lle cyntaf. Mae'r achosion canlynol yn enghreifftiau lle mae'n bosibl yr ystyrir bod angen arolygiad – fodd bynnag, bydd pob cais yn cael ei ystyried yn ôl ei rinweddau ei hun:

1. Estyn y gwasanaeth i adeilad sydd newydd ei adeiladu
2. Newidiadau i wasanaeth sy'n gofyn am offer/staff newydd
3. Newidiadau i lety cleifion sy'n bodoli eisoes sy'n cynnwys newidiadau strwythurol megis

• tynnu waliau
• newid llwybrau gadael mewn achos o dân
• newid diben yr ystafelloedd a ddefnyddir gan gleifion
• newidiadau i lety lle mae triniaethau mewnwthiol yn cael eu cynnal

Ni fyddai gennych yr hawl o dan y gyfraith i wneud y newidiadau nes inni gytuno i'ch cais. Byddech yn derbyn Hysbysiad o Gynnig a Hysbysiad o Benderfyniad yn yr un ffordd â'ch cofrestriad cychwynnol.

Tabl 2 – Costau i amrywio neu dynnu amodau cofrestriad

Amrywio amod cofrestru gan ddarparwr sefydliad neu asiantaeth (ac eithrio hosbisau)

Ffi i ddileu amod cofrestriad

     F. Digwyddiadau hysbysadwy

Mae Rheoliadau 30 – 35 Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011 yn nodi bod yn rhaid i chi hysbysu AGIC os oes unrhyw un o'r digwyddiadau canlynol yn digwydd:

• Claf yn marw
• Absenoldeb heb ei awdurdodi claf a gedwir, neu sy'n gymwys i gael ei gadw, o dan Ddeddf Iechyd Meddwl 1983
• Anaf difrifol i glaf
• Achos o salwch heintus
• Honiad o gamymddygiad yn erbyn aelod o staff
• Cais a wneir i lys yn ymwneud ag amddifadu claf o'i ryddid
• Penodi rheolwr
• Hysbysiad am droseddau
• Pan fydd person cofrestredig, boed yn ddarparwr unigol neu'n rheolwr, yn cynnig bod yn absennol o'r sefydliad am fwy na 28 diwrnod yn olynol
• Hysbysiad o newidiadau
• Penodi diddymwyr
• Marwolaeth person cofrestredig

Mae canllawiau a ffurflenni ar gyfer digwyddiadau hysbysadwy ar gael yn www.agic.org.uk.

     G. Ffioedd blynyddol

Rhaid i ddarparwyr cofrestredig sefydliadau (ac eithrio hosbisau) ac asiantaethau dalu ffi flynyddol. Nid oes rhaid i reolwyr dalu ffi flynyddol.

Nid oes rhaid i chi dalu ffi:

• Os ydych yn ddarparwr hosbis.
• Os ydych yn ddarparwr sefydliad neu asiantaeth ac rydych yn elusen a bod yr unig wasanaethau a ddarperir gan yr elusen honno yn rhad ac am ddim ac nid yw gwasanaethau'r elusen yn cael eu comisiynu gan y GIG neu awdurdod lleol.

Mae eich ffi flynyddol yn ddyledus ar ben-blwydd eich cofrestriad ac mae Tabl 3 isod yn amlinellu'r ffioedd y mae'n rhaid eu talu'n flynyddol er mwyn parhau i fod yn gofrestredig ag AGIC.

Os ydych newydd gofrestru, mae eich ffi flynyddol gyntaf yn ddyledus un mis ar ôl dyddiad eich cofrestriad ac wedi hynny ar ben-blwydd dyddiad eich cofrestriad (gweler y dyddiad ar eich tystysgrif cofrestriad).

Bydd AGIC yn ysgrifennu atoch i'ch hysbysu bod eich ffi flynyddol yn ddyledus. Yn fuan wedyn, bydd anfoneb yn cael ei chyflwyno gyda manylion y swm y bydd angen ichi ei dalu, erbyn pa ddyddiad y mae'n rhaid ichi ei dalu, a sut y gallwch ei dalu. Ni ddylech dalu eich ffi nes eich bod wedi derbyn yr anfoneb.

Os nad ydych yn talu eich ffi flynyddol erbyn y dyddiad talu, bydd AGIC yn cyhoeddi Hysbysiad o Gynnig i ddiddymu eich cofrestriad.

Mae'n bosibl hefyd y bydd AGIC yn dewis adennill y ffi fel dyled sifil.

Os ydych yn gwneud cais i ddiddymu eich cofrestriad, mae'n bosibl y bydd hawl ichi gael ad-daliad. Mae ad-dalu ffioedd blynyddol yn cael sylw yn Rheoliad 8, sy'n nodi:

• Na fydd yr ad-daliad yn fwy na 50% o'r ffi flynyddol.
• Bydd unrhyw ad-daliad yn cael ei gyfrifo yn ôl sawl chwarter cyfan sydd ar ôl yn y flwyddyn gofrestru (wedi'i gyfrifo o'r dyddiad y talwyd y ffi flynyddol).
• Mae chwarter blwyddyn yn golygu cyfnod o dri mis olynol.
• Wrth gyfrifo sawl chwarter sydd ar ôl yn y flwyddyn, nid ystyrir y mis calendr y derbynnir y cais i ddiddymu cofrestriad.

Os ydych wedi cofrestru mwy nag unwaith oherwydd eich bod yn rhedeg gwasanaethau drwy endidau cyfreithiol gwahanol, bydd pob cofrestriad yn agored i ffi flynyddol.

Tabl 3 – Ffioedd blynyddol

Ysbytai annibynnol

Er enghraifft, os ydych yn ysbyty acíwt gyda 55 lle cymeradwy, y cyfrifiad fyddai:

Ffi safonol = £2,000

1 – 25 lle = 25 x £200 = £5,000

26 – 55 lle = 30 x £100 = £3,000

Cyfanswm ffi flynyddol = £10,000

(2) - Lle cymeradwy yw gwely sydd ar gael yn y sefydliad ar gyfer defnyddiwr gwasanaeth yn y nos.

Ysbyty annibynnol a’i brif ddiben yw darparu triniaeth yn defnyddio techneg a ragnodir neu dechnoleg a ragnodir(3)

Arall

(3) - Fel y rhagnodir yn Rheoliad 3 Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011.

     H. Cyfrifoldebau'r rheolwr cofrestredig

Sylwer bod rheolwyr cofrestredig yn gyfrifol am eu cofrestriad eu hunain, gan
gynnwys ymgeisio i gofrestru a newid manylion eu cofrestriad.

Pan fydd rheolwr cofrestredig yn gadael ei swydd, ei gyfrifoldeb ef/hi (nid y
darparwr) yw ein hysbysu. Mae'n rhaid cyflwyno cais i ganslo ei gofrestriad.
Canlyniad peidio â chanslo ei gofrestriad yw y bydd yr unigolyn yn parhau i fod yn
atebol am y gwasanaeth yn gyfreithiol.

     I. Darparu gwasanaeth pan nad ydych wedi cael eich cofrestru

Mae unrhyw unigolyn sy'n cynnal neu'n rheoli sefydliad neu asiantaeth sy'n darparu
gwasanaeth gofal iechyd annibynnol heb gael ei gofrestru yn cyflawni trosedd o dan
Adran 11(1) Deddf Safonau Gofal 2000.

O dro i dro, mae AGIC yn derbyn gwybodaeth sy'n awgrymu y gallai gwasanaeth fod
yn gweithredu heb gofrestriad. Canlyniad hyn yw bod AGIC yn cymryd camau i
ymchwilio i'r mater. Mae gan AGIC bwerau o dan Adran 31(2) Deddf Safonau Gofal
2000 i fynd i mewn ac arolygu unrhyw adeilad sy'n cael ei ddefnyddio, neu y mae
rheswm da i gredu ei fod yn cael ei ddefnyddio, i gynnal gwasanaethau y mae'n
rhaid eu cofrestru i'w darparu.

Os yw gwasanaeth yn cael ei ddarparu heb gael ei gofrestru, bydd AGIC yn cymryd
camau gorfodi. Gallai hyn amrywio o fod yn ofyniad i roi'r gorau i ddarparu'r gwasanaeth nes iddo gael ei gofrestru, neu gallai hefyd arwain at erlyniad, a allai arwain at ddirwy a/neu garchar os oes collfarn.

Dim ond un ffurflen gais sydd angen ei chwblhau os ydych yn cofrestru gydag Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru am y tro cyntaf.

Y rhestr wirio isod yw'r ddogfen ofynnol sydd ei hangen yn ogystal â'ch ffurflen gais wedi'i chwblhau a'i llofnodi.