Canllawiau ar Ddiffyg Cydymffurfio a Gorfodi

Mae rheoliadau a safonau manwl yn rheoli'r ddarpariaeth gofal iechyd annibynnol a deintyddiaeth breifat yng Nghymru, sef: 

• Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011 
• Rheoliadau Cofrestru Deintyddiaeth Breifat (Cymru) 2017
• Rheoliadau Deintyddiaeth Breifat (Cymru) 2017
• Rheoliadau Cofrestru Gofal Cymdeithasol a Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2002 
• Safonau Gofynnol Cenedlaethol ar gyfer Gofal Iechyd Annibynnol yng Nghymru 
• Rheoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Ffioedd) (Cymru) 2011 

Mae AGIC yn disgwyl bod y rhai sydd wedi'u cofrestru i redeg gwasanaethau yn gymwys i wneud hynny a'u bod yn gallu cydymffurfio â disgwyliadau cyfreithiol. 

Mae AGIC yn cydnabod bod llawer o gyfleoedd i sicrhau y caiff gwasanaethau eu rhedeg yn ddiogel ac yn unol â gofynion y gyfraith. Mae hyn yn cynnwys cynnal gwiriadau ar y cam cofrestru cychwynnol, rhoi cyngor yn ystod arolygiadau a gwaith AGIC gydag asiantaethau eraill; er enghraifft, comisiynwyr a rheoleiddwyr eraill. Felly, nid yw sicrhau gwelliant a chydymffurfiaeth wedi'i gyfyngu'n gyfan gwbl i bŵer AGIC i gymryd camau sifil a throseddol. 

Yn ei harolygiadau, mae AGIC yn canolbwyntio ar brofiadau a chanlyniadau'r bobl sy'n defnyddio gwasanaethau. Pan fydd y canlyniadau i bobl yn wael, bydd AGIC yn gweithredu. Gallai hyn gynnwys cyhoeddi hysbysiadau diffyg cydymffurfio neu osod amodau ar frys ar gofrestriad gwasanaeth. Caiff ymateb AGIC i ddiffyg cydymffurfio ei lywio gan yr egwyddorion allweddol canlynol: 

• Cyfrifoldeb y darparwr: Mae darparwyr gwasanaethau yn gyfrifol am gyflawni a sicrhau cydymffurfiaeth â'r rheoliadau. Oni bai y bydd angen cymryd camau ar frys, bydd darparwyr yn cael cyfleoedd i gywiro methiannau. 
• Cymesuredd: Pan fydd AGIC yn cymryd camau gweithredu, bydd y rhain yn gymesur â'r canlyniadau i bobl sy'n derbyn gwasanaethau, y risg i'w hiechyd a'u llesiant a pharodrwydd y darparwr i gydymffurfio. Ein blaenoriaeth yw canolbwyntio ar y meysydd hynny lle mae pryder neu risg benodol. 
• Effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd: Bydd y camau a gymerir gan AGIC yn glir, yn gyson, yn amserol, yn deg ac yn dryloyw. 
• Camau cynyddol: Bydd darparwyr sy'n methu'n barhaus â chydymffurfio â rheoliadau yn wynebu camau gorfodi llymach, gan gynnwys camau i ganslo eu cofrestriad. 
• Camau cydlynol: Bydd AGIC yn gweithio gyda chomisiynwyr a rheoleiddwyr eraill i sicrhau y caiff unrhyw gamau eu cydlynu ac y caiff gwybodaeth a phryderon eu rhannu. Mae hyn yn arbennig o wir pan fydd pryderon diogelu neu faterion iechyd a diogelwch sy'n cael eu goruchwylio gan reoleiddwyr eraill. Rydym hefyd yn gweithio'n agos gyda'r Cyngor Nyrsio a Bydwreigiaeth, y Cyngor Meddygol Cyffredinol, y Cyngor Deintyddol Cyffredinol a'r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch gan rannu pryderon am ymddygiad proffesiynol staff a rheolwyr gwasanaethau.

Mae ein dull yn cydnabod gwerth rhoi cyngor i ddarparwyr a phwysigrwydd cyfarfod â darparwyr pan na fydd modd datrys problemau cydymffurfiaeth yn hawdd. Mae hefyd yn cydnabod er y gall y rhan fwyaf o ddarparwyr gydymffurfio â rheoliadau, mae nifer bach ohonynt yn methu â gwneud hynny dro ar ôl tro ac nid ydynt yn cyflawni ymrwymiadau nac yn cynnal y gwelliannau sy'n ofynnol. 

Byddwn yn sicrhau bod systemau ar waith i ddarparu atebolrwydd dros y camau a gymerwn ac adolygu effeithiolrwydd ein gweithgarwch yn rheolaidd. 

Nodyn ar derminoleg 

Yn y ddogfen hon, mae “darparwr” yn golygu'r personau canlynol mewn perthynas â'r gwasanaeth perthnasol: 

• Mewn perthynas â gwasanaeth cofrestredig, 
• yr unigolyn/unigolion sydd wedi'i gofrestru/wedi'u cofrestru fel darparwr y gwasanaeth hwnnw, neu 
• yn achos sefydliad sydd wedi'i gofrestru fel darparwr y gwasanaeth, y cyfarwyddwr/cyfarwyddwyr a/neu'r person a enwebwyd fel unigolyn cyfrifol y gwasanaeth hwnnw. 

• Mewn perthynas â gwasanaethau y mae'n gyfreithiol ofynnol iddynt gael rheolwr cofrestredig, mae cyfeiriadau at “ddarparwr” yn cynnwys y rheolwr sydd wedi'i gofrestru neu sy'n cael ei reoleiddio mewn perthynas â'r gwasanaeth hwnnw, oni bai ei bod yn glir o gyd-destun y ddogfen hon bod gwahaniaeth rhwng y ddwy rôl o ran atebolrwydd. 

Gall AGIC nodi dau fath o ddiffyg cydymffurfio â rheoliadau: methiannau technegol neu anaml, a methiannau sy'n ymwneud â chanlyniadau gwael neu fethiant systemig. 

Methiannau technegol neu anaml yw'r rhai nad ydynt yn cael effaith uniongyrchol na sylweddol ar y canlyniadau cyffredinol i'r bobl sy'n defnyddio'r gwasanaeth. Er enghraifft, gall y methiannau hyn ymwneud â chofnod, proses neu ddogfen anghyflawn, pryder lefel isel am yr amgylchedd neu ddiffyg untro bach yn y ddarpariaeth gofal. Pan dynnir sylw darparwr cydwybodol atynt, dylai allu cywiro'r mater ar unwaith. 

Wrth nodi diffygion o'r fath, bydd yr arolygydd yn hysbysu'r darparwr amdanynt gan ddisgwyl y bydd yn mynd i'r afael â nhw. Gall hyn gael ei gynnwys yn y cynllun gwella sydd ynghlwm wrth yr adroddiad drafft. Os na chânt eu cywiro yn ystod yr arolygiad, bydd yr arolygydd yn cofnodi'r achosion o ddiffyg cydymffurfio yn yr adroddiad arolygu. 

Disgwylir y bydd y darparwr yn cymryd cyfrifoldeb am fynd i'r afael â'r diffyg, gan wneud yr hyn sydd orau i gydymffurfio. 

Gellir mynd ar drywydd achosion o'r fath o ddiffyg cydymffurfio yn ystod arolygiadau dilynol. Os na chymerwyd camau, bydd hyn yn cael ei nodi, ac os bydd angen, caiff yr achosion o ddiffyg cydymffurfio eu cofnodi eto. Bydd methiant i fynd i'r afael â materion cydymffurfio o'r fath yn debygol o arwain at asesiad llai ffafriol yn yr adroddiad arolygu. Y rheswm am hyn yw y bydd yr adroddiad yn rhoi sylw i allu a pharodrwydd darparwr i ymateb i achos o ddiffyg cydymffurfio. 

Fodd bynnag, gall arolygydd, drwy ymgynghori â'r tîm Uwchgyfeirio a Gorfodi, benderfynu bod angen cyhoeddi hysbysiad diffyg cydymffurfio mewn perthynas â methiant mynych i fynd i'r afael ag achos o ddiffyg cydymffurfio. 

Mae'r ail fath o ddiffyg cydymffurfio yn fwy difrifol ac yn ymwneud â chanlyniadau gwael a methiant systemig. Mae hyn yn cynnwys canlyniadau gwael i bobl (oedolion neu blant) sy'n defnyddio'r gwasanaeth, mwy o risg i ddiogelwch cleifion a methiannau sy'n peryglu hawliau pobl. Er enghraifft, yr hawl i fod yn ddiogel, bod mewn rheolaeth neu gael eu trin â pharch. Mae enghreifftiau o ganlyniadau gwael yn cynnwys iechyd corfforol pobl yn dioddef oherwydd hepgoriadau ym maes gofal a chymorth, pobl yn isel eu hysbryd ac yn rhwystredig am nad ydynt yn cael digon o gyfleoedd, pobl yn teimlo nad oes ganddynt fawr o ddewis neu'u bod yn cael eu trin yn amharchus a phobl yn profi aflonyddwch difrifol am fod y darparwr yn darparu gwasanaeth o ansawdd gwael. 

Methiannau systemig yw'r rhai lle mae'r systemau sylfaenol (e.e. polisïau, gweithdrefnau, trefniadau staffio a systemau iechyd/diogelwch a chynnal a chadw) yn ddiffygiol neu nid ydynt yn gweithredu'n effeithlon, os o gwbl. Mae'r methiannau hyn yn aml yn gysylltiedig â rheolaeth wan, ansicr neu ddiffyg buddsoddiad. Maent yn arwain at enghreifftiau mynych o bobl yn cael gofal gwael a/neu'n wynebu risg uchel o ganlyniadau gwael. 

Yr ymateb arferol i'r math hwn o ddiffyg cydymffurfio fydd hysbysu'r darparwr a chyhoeddi hysbysiad diffyg cydymffurfio os bydd angen ymateb ar unwaith. Bydd achosion eraill o ddiffyg cydymffurfio yn cael eu cofnodi yn y cynllun gwella sydd ynghlwm wrth yr adroddiad arolygu. 

Yn achlysurol, bydd amgylchiadau lle bydd angen newid y trothwy ar gyfer cyhoeddi hysbysiadau diffyg cydymffurfio, er enghraifft mewn ymateb i reoliadau newydd neu faterion o bryder cenedlaethol sy'n dod i'r amlwg. Bydd AGIC yn datblygu canllawiau ychwanegol mewn ymateb i'r amgylchiadau hynny. 

Gall AGIC ystyried cymryd camau gorfodi os na fydd rheolwr cofrestredig wedi'i benodi, neu os bydd rheolwr wedi'i benodi ac ar ôl iddo fod yn y swydd am dri mis neu fwy, nad yw wedi cymryd y camau angenrheidiol i wneud cais am gofrestriad. Os na fydd cais wedi'i gyflwyno o fewn tri mis ar ôl y dyddiad yr hysbyswyd AGIC, neu y daeth AGIC yn ymwybodol, fod y rheolwr cofrestredig wedi gadael neu ei fod yn absennol, gall AGIC ystyried cymryd camau pellach a all gynnwys arolygiad â phwyslais penodol. 

Pan fydd AGIC yn darganfod canlyniadau gwael iawn a/neu risg ddifrifol o niwed i iechyd a llesiant pobl, boed o arolygiad neu un o feysydd eraill AGIC (e.e. hysbysiadau, pryderon, gwybodaeth), mae'n bosibl y bydd angen cymryd camau brys. Dan yr amgylchiadau hyn, bydd arolygwyr neu dimau perthnasol AGIC yn cysylltu â'r Pennaeth Cangen perthnasol/tîm Uwchgyfeirio a Gorfodi i gael cyngor a chyfarwyddyd. Bydd cyfarfod gwasanaeth sy'n peri pryder cychwynnol yn cael ei gynnal. Os bydd angen cymryd camau brys, gall y gwasanaeth gael ei ddynodi yn ‘Wasanaeth sy'n Peri Pryder’ ar y cam hwn. 

Er y gall fod achosion amlwg o ddiffyg cydymffurfio, nid yw cyhoeddi hysbysiad diffyg cydymffurfio brys yn cynnig ffordd gyfreithiol o fynd i'r afael â'r holl bryderon ar unwaith. Gall fod sefyllfaoedd lle bydd angen cyhoeddi hysbysiad diffyg cydymffurfio ar unwaith (gweler tudalen 10 i gael gwybodaeth am hysbysiad ar unwaith ar gyfer achosion o ddiffyg cydymffurfio). 

Gall y llwybr hwn hefyd ystyried y ffactorau ychwanegol canlynol sy'n gymwys wrth ystyried p'un a ddylid cynnal cyfarfod gwasanaeth sy'n peri pryder: 

• Mae hanes o ddiffyg cydymffurfio ac er bod y gwasanaeth yn cydymffurfio erbyn hyn, mae amheuaeth ynghylch gallu neu ymrwymiad y darparwr i barhau i gydymffurfio. 
• Mae tystiolaeth i gwestiynu addasrwydd y darparwr.
• Mae asiantaethau eraill fel y Cyngor Meddygol Cyffredinol, y Cyngor Deintyddol Cyffredinol, y Cyngor Nyrsio a Bydwreigiaeth, y Bwrdd Iechyd perthnasol ac ati wedi mynegi pryderon difrifol am berfformiad y gwasanaeth. 

Gall opsiynau ar gyfer gweithredu gynnwys (ymhlith eraill): 

• Gosod (amrywio neu godi) amodau ar unwaith neu atal ar unwaith

Mewn sefyllfa lle mae'n rhaid dewis un o'r opsiynau hyn, bydd AGIC yn hysbysu'r darparwr neu (os nad oes modd cysylltu â'r darparwr ar unwaith) yr aelod uchaf o staff sydd ar gael, y bydd hysbysiad statudol yn cael ei gyflwyno. Hyd yn oed os bydd y darparwr yn cytuno i gydymffurfio o'i wirfodd, drwy gynnig cydymffurfio drwy gytundeb, dylid cyhoeddi'r hysbysiad o hyd a chyflwyno unrhyw amod(au) sy'n effeithio ar gofrestriad. Gellir ystyried hysbysiad o gynnig nad yw'n frys yn yr achos hwn. Os na fydd darparwr yn cydymffurfio â'r amod/amodau, bydd yn euog o drosedd a gall gael ei erlyn. Mae'r hysbysiad yn esbonio hawl y darparwr i apelio i'r Tribiwnlys Haen Gyntaf (y Siambr Iechyd, Addysg a Gofal Cymdeithasol). 

• Gwneud cais i ganslo cofrestriad ar frys

Bydd pob ymdrech yn cael ei gwneud i drafod â'r darparwr ymlaen llaw ac archwilio dewisiadau amgen posibl. Mae cynllunio wrth gefn ar gyfer y bobl sy'n defnyddio'r gwasanaeth yn hollbwysig ac felly mae'n bwysig trafod â chomisiynwyr ar gyfer y bobl dan sylw. Os ystyrir bod angen cymryd camau brys, gellir terfynu'r prosesau diffyg cydymffurfio a chynnal cyfarfod “gwasanaeth sy'n peri pryder” yn union ar ôl neu hyd yn oed yn ystod yr arolygiad neu pan fydd gwybodaeth yn hysbys (o bryderon, hysbysiadau, gwybodaeth ac ati). Ni fydd AGIC yn derbyn cynnig gan ddarparwr i ganslo ei gofrestriad o'i wirfodd ar ôl i Hysbysiad o Gynnig i ganslo cofrestriad gael ei gyhoeddi oni bai bod rhesymau cymhellol dros wneud hynny. 

Mae cyflwyno hysbysiad ar unwaith ar gyfer achosion o ddiffyg cydymffurfio yn fater difrifol ac yn gam cyntaf mewn proses a all arwain at ddwyn achos sifil neu droseddol. Mae'n dangos bod pryderon sylweddol am y bobl sy'n defnyddio'r gwasanaeth. Wrth benderfynu a oes cyfiawnhad dros gyhoeddi hysbysiad diffyg cydymffurfio, gall AGIC ystyried hanes cydymffurfio'r gwasanaeth a barnau blaenorol ynghylch ansawdd. 

Mae hysbysiadau diffyg cydymffurfio yn ddogfennau ynddynt eu hunain, ac yn annibynnol ar adroddiadau arolygu. Gellir eu cyhoeddi mewn ymateb i arolygiadau arferol a phryderon a fynegwyd. Gellir eu cyhoeddi cyn i adroddiad arolygu gael ei gwblhau, a gellir eu cyhoeddi hefyd heb i ymweliad arolygu cael ei gynnal.

Bydd y dystiolaeth a gofnodir mewn hysbysiad yn fanwl ac yn benodol, gan ddangos pam mae AGIC wedi dod i'r casgliad bod achos o ddiffyg cydymffurfio wedi digwydd. Fodd bynnag, ni fydd hysbysiadau'n cynnwys gwybodaeth sensitif o ran data. Bydd unrhyw gyfeiriadau at bobl benodol neu fanylion ynghylch y sylwadau a wnaed, yn cael eu nodi yng nghofnod arolygu'r arolygydd. 

Ar gyfer pob maes o ddiffyg cydymffurfio a nodir, bydd yr hysbysiad diffyg cydymffurfio yn nodi: 

• Y camau i'w cymryd: h.y. yr hyn y mae'n rhaid i'r darparwr ei wneud mewn perthynas â'r rheoliad penodol (ond heb ragnodi ateb penodol)
• Amserlen cwblhau: dd/mm/bb
• Rhif y rheoliad: Bydd AGIC yn defnyddio ei barn i nodi pa reoliadau yw'r rhai mwyaf priodol i gyfeirio atynt. 

Mae'n eithaf posibl y bydd AGIC yn “hysbysu” darparwr ynghylch rhai meysydd o ddiffyg cydymffurfio ac yn cyhoeddi hysbysiad diffyg cydymffurfio mewn perthynas â meysydd eraill. Fodd bynnag, os ceir achosion o ddiffyg cydymffurfio mewn nifer o feysydd, caiff arolygwyr eu cynghori'n gryf i ganolbwyntio ar y meysydd craidd, hollbwysig hynny sy'n cael yr effaith fwyaf, neu sy'n peri'r risg fwyaf i'r bobl sy'n defnyddio'r gwasanaeth. 

Ar ôl i hysbysiad diffyg cydymffurfio ddod i law, gall fod modd i'r darparwr gyflwyno tystiolaeth ei fod wedi cymryd camau priodol a'i fod wedi cydymffurfio o fewn yr amserlen (e.e. cofnodion hyfforddiant, archwiliadau o gynlluniau gofal neu atgyweiriadau i adeiladau). 

Bydd angen i AGIC fod yn gwbl fodlon ei fod yn cydymffurfio. Os bydd unrhyw amheuaeth, bydd y tîm Arolygu'n anfon llythyr at y darparwr yn gofyn am ragor o wybodaeth. Pan fydd AGIC yn fodlon bod darparwr wedi sicrhau cydymffurfiaeth, bydd llythyr yn cael ei anfon i gadarnhau hyn. Gall y llythyr hwn ymwneud ag un elfen yn unig o hysbysiad diffyg cydymffurfio tra bod elfennau eraill heb eu cwblhau o hyd. 

Os na dderbynnir yr ymateb i'r achos o ddiffyg cydymffurfio, ymgynghorir â'r Pennaeth Cangen priodol a'r tîm Uwchgyfeirio a Gorfodi. Ar y cam hwn, nid er mwyn casglu tystiolaeth fel ymchwiliad troseddol y gwneir hyn ac felly, ni fydd darpariaethau Deddf yr Heddlu a Thystiolaeth Droseddol 1984 (PACE) a'r Codau Ymarfer perthnasol yn gymwys. 

Mae'n bosibl y bydd angen cyhoeddi hysbysiad diffyg cydymffurfio cyn bod yr adroddiad arolygu yn barod, er enghraifft pan fydd yr arolygydd yn nodi maes o ddiffyg cydymffurfio y mae angen cymryd camau brys yn ei gylch. Gall hysbysiad diffyg cydymffurfio gael ei gyhoeddi hefyd gan Dîm Arolygu, Tîm Ymchwilio, Tîm Clinigol neu Dîm Uwchgyfeirio a Gorfodi AGIC lle y bo'n ofynnol. Dylid ystyried y canlynol; 

a) hysbysu'r darparwr ar lafar a chyfeirio at hyn mewn adroddiad arolygu (os yw'n gymwys), gyda'r adroddiad a'r hysbysiad diffyg cydymffurfio yn cael eu cyhoeddi cyn gynted â phosibl, neu 

b) gosod amodau ar unwaith, er enghraifft lle mae AGIC o'r farn bod risg uniongyrchol i iechyd a llesiant defnyddwyr y gwasanaeth. 

Gall sefyllfaoedd godi hefyd lle bydd angen cyhoeddi hysbysiad diffyg cydymffurfio heb gynnal arolygiad, er enghraifft, pan fydd tystiolaeth yn dangos nad yw darparwr wedi cydymffurfio â'r gofyniad cyfreithiol i hysbysu AGIC ynghylch digwyddiad adroddadwy. 

Gellir cofnodi achosion eraill o ddiffyg cydymffurfio yn y cynllun gwella sydd ynghlwm wrth yr adroddiad drafft. 

Gall AGIC drefnu cyfarfod darparwr unrhyw bryd pan fydd pryder wedi'i fynegi. 

Pan gyhoeddir hysbysiad diffyg cydymffurfio, byddai AGIC yn disgwyl mai dim ond cyfran fach fydd yn parhau i beidio â chydymffurfio. Lle mae gwasanaeth yn parhau i beidio â chydymffurfio, bydd AGIC yn gofyn i'r darparwr fynychu cyfarfod darparwr. Bydd disgwyl hefyd i reolwr cofrestredig y gwasanaeth fynychu ynghyd â'r unigolyn cyfrifol. 

Mae AGIC o'r farn y dylai darparwyr cofrestredig allu mynychu a bod yn gymwys i fynychu Cyfarfodydd Darparwr heb fod angen angen cymorth allanol neu gyfreithiol arnynt. Fodd bynnag, dan amgylchiadau eithriadol, gall y darparwr ofyn am gael dod â rhywun gydag ef i'r cyfarfod, os bydd y Cadeirydd yn cytuno. 

Bydd gofyn i'r darparwr esbonio'r achos o ddiffyg cydymffurfio a'r camau y mae wedi'u cymryd neu y mae'n eu cymryd. Gall y cyfarfod arwain at nifer o ganlyniadau; (nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr)

• Datrys yr achos o ddiffyg cydymffurfio
• Cytundeb na fydd AGIC yn uwchgyfeirio camau gorfodi ar hyn o bryd
• Bydd y darparwr yn llunio cytundeb ysgrifenedig
• Bydd y gwasanaeth yn cael ei nodi yn wasanaeth sy'n peri pryder (os nad yw wedi'i ddynodi eisoes)
• Bydd AGIC yn nodi'r camau gweithredu y mae'n disgwyl i'r darparwr eu cwblhau o fewn amserlen ragnodedig

Mae cyfarfodydd darparwr yn rhoi cyfle i'r darparwr ddangos ei ymrwymiad a'i allu i gydymffurfio. Mae darparwyr cyfrifol yn deall hyn ac yn ceisio gweithio mewn ffordd adeiladol gydag AGIC a mynd i gyfarfodydd pan ofynnir iddynt wneud hynny. Os bydd darparwr yn gwrthod mynd i Gyfarfod Darparwr, bydd AGIC yn dilyn y llwybr gorfodi. Cyfrifoldeb y darparwr yw sicrhau ei fod yn cymryd camau i gydymffurfio. 

Ar ôl y cyfarfod darparwr, bydd AGIC yn ysgrifennu at y darparwr i grynhoi'r drafodaeth, nodi pryderon sy'n weddill a'r camau gweithredu y mae pob parti wedi cytuno arnynt, ynghyd â'r amserlen y cytunwyd arni i gyflawni'r camau hynny. Bydd y llythyr hwn yn gofnod o'r cyfarfod. Rhoddir cyfle i'r darparwr hysbysu AGIC am unrhyw anghywirdebau ffeithiol neu gywiriadau yr hoffai iddynt gael eu hystyried. Dylai'r rhain ddod i law o fewn 10 diwrnod gwaith.

Mae AGIC o'r farn bod cyfarfodydd â darparwyr yn ffordd effeithiol o dynnu sylw at bryderon difrifol a sicrhau'r ymrwymiad angenrheidiol i fynd i'r afael â meysydd o ddiffyg cydymffurfio. Gall fod yn briodol dan amgylchiadau eithriadol i drefnu cyfarfodydd ychwanegol er mwyn adolygu cynnydd neu ymateb i amgylchiadau esgusodol, e.e. salwch y darparwr. 

Yn achos sefydliadau, bydd disgwyl i'r unigolyn cyfrifol fynd i'r cyfarfod darparwr fel rheol. Gall fod amgylchiadau lle byddai disgwyl i staff eraill sy'n gyfrifol am ddarparu'r gwasanaeth perthnasol fynd i'r cyfarfod gyda'r Unigolyn Cyfrifol neu yn ei le. Er enghraifft, mewn achosion lle nad yw'r Unigolyn Cyfrifol yn un o gyfarwyddwyr y cwmni, neu lle y gellir priodoli'r materion diffyg cydymffurfio dan sylw i ymddygiad yr Unigolyn Cyfrifol, ac yn yr achos hwnnw, gellid gofyn i'r cyfarwyddwr/cyfarwyddwyr fynychu. 

Pan fydd lleoliad yn cael ei ddynodi'n wasanaeth sy'n peri pryder, bydd AGIC yn ei ychwanegu at restr i'w fonitro a bydd yn destun lefel uwch o graffu. Gall cyfarfod gwasanaeth sy'n peri pryder gael ei gynnal ar unrhyw adeg pan fydd pryderon wedi dod i law. Ni fydd gwasanaeth yn cael ei ddynodi'n wasanaeth sy'n peri pryder yn awtomatig yn ystod y cyfarfodydd hyn. Bydd y panel yn trafod yr angen am y dynodiad fel rhan o'r broses uwchgyfeirio. 

Bydd tîm Uwchgyfeirio a Gorfodi AGIC yn monitro pob gwasanaeth sydd wedi'i ddynodi'n ‘Wasanaeth sy'n Peri Pryder’. Bydd y gwasanaethau'n cael eu hadolygu'n rheolaidd yn dibynnu ar risg. Bydd y ffaith bod AGIC yn ystyried bod gwasanaeth yn ‘Wasanaeth sy'n Peri Pryder’ yn cael ei gofnodi mewn adroddiadau arolygu os darganfuwyd achosion o ddiffyg cydymffurfio yn ystod arolygiad a gall hynny gael ei gofnodi ar wefan AGIC neu drwy ffynonellau eraill yn y cyfryngau. Gall AGIC hefyd roi gwybod i bartïon â diddordeb. 

Pan na fydd Gwasanaeth sy'n Peri Pryder yn cyflawni'r gwelliannau gofynnol, bydd AGIC yn sicrhau y bydd ystyriaeth yn cael ei rhoi i amrywio'r cofrestriad er mwyn ychwanegu amodau neu ganslo cofrestriad y gwasanaeth. 

Os na fydd gwasanaeth yn cydymffurfio am gyfnod o fwy na 12 mis, er gwaethaf pob ymdrech gan AGIC i sicrhau cydymffurfiaeth, gellir ystyried canslo cofrestriad y gwasanaeth. 

Gall y cyfarfod arwain at nifer o ganlyniadau posibl a nifer o faterion y mae angen eu hystyried. Gellir cytuno ar fwy nag un dull o gymryd camau gorfodi a all ddigwydd yn gyfochrog â'i gilydd. Wrth wneud penderfyniadau, dylai'r effaith ar y bobl sy'n defnyddio'r gwasanaeth gael ei hystyried, ond ni ddylai anghyfleustra a thrallod tymor byr atal camau a fydd yn arwain at ganlyniadau gwell yn y tymor hwy. Nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr. 

Caiff canlyniadau posibl y cyfarfod eu disgrifio isod;

• Dynodi'r gwasanaeth yn wasanaeth sy'n peri pryder

Os oes pryderon o hyd am ganlyniadau gwael ac nad oes disgwyl i'r gwasanaeth gydymffurfio'n gynnar, yna bydd y gwasanaeth yn cael ei ddynodi'n wasanaeth sy'n peri pryder. Gall gwasanaeth sydd wedi'i ddynodi gael ei gofnodi ar wefan AGIC, a chaiff partïon eraill â diddordeb yn y gwasanaeth eu hysbysu. Bydd y gwasanaeth hefyd yn cael ei hysbysu'n ysgrifenedig ynghylch y dynodiad. 

• Camau gweithredu sifil a/neu droseddol ar y cam hwn

Yn y cyfarfod, bydd AGIC yn rhoi ystyriaeth weithredol i ddefnyddio'i phwerau rheoleiddio os bydd angen. Nodir os na fydd camau gweithredu sifil/troseddol yn cael eu cymryd os ystyriwyd hynny yn ystod y cyfarfod. Os bydd angen camau gweithredu sifil a throseddol, bydd AGIC yn penodi unigolion gwahanol i arwain pob agwedd. 

• Gweithredu sifil 

Gall AGIC gymryd nifer o gamau mewn perthynas â'i phwerau sifil. Mae'r rhain yn ymwneud yn bennaf â chofrestriad y personau sy'n gyfrifol am gynnal gwasanaeth a'i reoli. Dan amgylchiadau lle mae angen cymryd camau ar frys, gall AGIC benderfynu defnyddio'i phwerau brys i osod, dileu neu amrywio amodau cofrestriad, atal cofrestriad unigolyn neu geisio canslo'i gofrestriad ar frys.

Mewn sefyllfaoedd nad ydynt yn rhai brys, gall AGIC benderfynu cyhoeddi hysbysiad o gynnig i amrywio, dileu neu osod amodau ar gofrestriad unigolyn neu atal neu ganslo cofrestriad unigolyn. Dan yr amgylchiadau hyn, mae gan yr unigolyn cofrestredig yr hawl i wneud sylwadau ysgrifenedig i AGIC. 

• Ymchwiliad / camau troseddol

Gall AGIC benderfynu bod achos rhesymol dros gredu bod trosedd yn cael ei chyflawni neu wedi cael ei chyflawni o dan y Ddeddf berthnasol neu'r rheoliadau perthnasol. Os bydd y cyfarfod yn cytuno ei bod yn gymesur ystyried camau troseddol, bydd penderfyniad yn cael ei wneud i gynnal ymchwiliad gan ystyried darpariaethau'r Codau Ymarfer perthnasol o dan Ddeddf yr Heddlu a Thystiolaeth Droseddol 1984 (PACE). Bydd Gwasanaethau Cyfreithiol Llywodraeth Cymru yn rhan o'r ymchwiliad o'r dechrau. 

Os caiff hyn ei benderfynu, bydd yn bwysig ystyried darpariaethau'r Codau Ymarfer perthnasol o dan PACE wrth gynnal unrhyw arolygiadau a chyfarfodydd pellach fel rhan o'r ymarfer casglu tystiolaeth. Os cynhelir ymchwiliad troseddol o ganlyniad i atgyfeiriad amddiffyn oedolion o dan weithdrefnau Diogelu Oedolion Cymru Gyfan, gall fod angen cynllunio'r ymchwiliad hwnnw gyda phartïon eraill â diddordeb (e.e. yr heddlu a gwasanaethau cymdeithasol) ac ystyried yr angen am gytundeb ysgrifenedig.

Bydd cyfarfodydd gwasanaeth sy'n peri pryder pellach yn cael eu cynnal i adolygu hynt yr ymchwiliad yn ôl yr angen. 

Bydd argymhelliad i ddechrau camau erlyn yn cael ei gyflwyno i Wasanaethau Cyfreithiol Llywodraeth Cymru, a fydd yn gwneud y penderfyniad terfynol ynghylch p'un a ddylid cychwyn achos yn unol â Chod Erlyn Llywodraeth Cymru. 

Mae'n bosibl mai'r canlyniad fydd cyflwyno rhybudd syml neu fwrw ymlaen â chamau erlyn. Fel arall, mae'n bosibl mai'r canlyniad fydd peidio â chymryd camau troseddol ac ystyried dull gwahanol. 

• Opsiynau ar gyfer gwasanaethau sydd heb eu cofrestru ag AGIC

Caiff gwasanaethau'r GIG eu harolygu gan AGIC ond ni chânt eu rheoleiddio gan AGIC ac nid ydynt wedi'u cofrestru ag AGIC ychwaith. Felly, nid yw'r un opsiynau gorfodi sifil a throseddol ar gael. Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am sut mae AGIC yn arolygu gwasanaethau'r GIG yn nogfen ‘Y Broses ar gyfer Gwasanaethau sy'n Peri Pryder i Gyrff y GIG yng Nghymru’. 

• Camau gweithredu eraill

Mae sefyllfaoedd yn amrywio'n sylweddol a gallant fod yn gymhleth iawn weithiau. Gall y cyfarfod benderfynu bod angen cynnal ymholiadau pellach cyn gwneud unrhyw benderfyniad. 

Mae'n bosibl y bydd opsiynau eraill y tu hwnt i gamau troseddol neu sifil neu'n ogystal â chamau o'r fath. Gallai enghreifftiau o gamau gweithredu eraill gynnwys anfon “llythyr o rybudd difrifol”, gofyn am gytundeb ysgrifenedig gan y darparwr, hysbysu rheoleiddwyr eraill neu gyrff proffesiynol am y camau gweithredu a gymerwyd.

Bydd “llythyr o rybudd difrifol” yn gam gweithredu penodol i ddod â mater i ben lle ystyrir ei fod yn anghymesur cymryd camau cynyddol pellach. Gellir ei ddefnyddio ar gyfer un methiant difrifol mewn gwasanaeth sy'n cydymffurfio fel arall. 

Bydd cyfarfodydd gwasanaeth sy'n peri pryder yn cael eu cynnal yn rheolaidd pan fydd angen i AGIC gael sicrwydd gan wasanaeth. Gall hyn ddigwydd p'un a yw'r gwasanaeth wedi cael ei ddynodi'n ‘Wasanaeth sy'n Peri Pryder’ ai peidio. Gall AGIC hefyd gydweithio â sefydliadau eraill a all fod yn goruchwylio'r gwasanaeth neu'n ymwneud â'r gwasanaeth mewn ffordd berthnasol . 

Bydd AGIC yn cynnal cyfarfodydd gwasanaeth sy'n peri pryder parhaus i adolygu cynnydd. Bydd y cyfarfodydd hyn yn cael eu cynnal bob tri mis o leiaf, neu'n amlach os bydd angen. Penderfynir ar hyn fesul achos yn dibynnu ar y diffyg cydymffurfio a nodwyd a lefel y risg. Caiff trafodaethau cyfarfodydd eu cofnodi a'u cadw. Bydd AGIC yn cysylltu â'r darparwr i fonitro gwelliannau. 

Bydd gwasanaeth a ddynodwyd yn wasanaeth sy'n peri pryder yn cael ei fonitro ar lefel uwch sy'n gymesur â'r canfyddiadau o ddiffyg cydymffurfio. Gall hyn gynnwys adroddiadau rheolaidd, ceisiadau am wybodaeth, cyfarfodydd â'r darparwr ac asesu polisïau, ond nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr. 

Caiff y penderfyniad nad yw gwasanaeth yn wasanaeth sy'n peri pryder mwyach ei wneud mewn cyfarfod gwasanaeth sy'n peri pryder. Bydd y darparwr a phartïon eraill â diddordeb yn cael gwybod am hyn yn ysgrifenedig ar ôl y cyfarfod. Gall y gwasanaeth barhau mewn cyfnod monitro manylach ar ôl hynny er mwyn sicrhau nad yw'r achos o ddiffyg cydymffurfio yn cael ei ailadrodd. 

Bydd unrhyw wasanaeth sy'n peri pryder yn cael ei adolygu'n rheolaidd, rhaid ystyried a yw'n briodol parhau i gofrestru'r gwasanaeth os bydd yn parhau i fod yn wasanaeth sy'n peri pryder am gyfnod estynedig. 

Ar ôl i ddynodiad gwasanaeth sy'n peri pryder gael ei godi oddi ar wasanaeth, bydd AGIC yn ystyried a ddylid cynnal arolygiad. Os cytunir i wneud hynny, dylid cynnal yr arolygiad o fewn amserlen briodol o ddyddiad codi'r dynodiad. Bydd yr arolygiad yn cael ei ddefnyddio i roi sicrwydd bod camau unioni wedi'u cymryd a'u bod yn cael eu cynnal. 

Mae'n bwysig bod y darparwr yn parhau i ymgysylltu'n weithredol ac yn uniongyrchol ag AGIC. Bydd AGIC yn disgwyl cyfarfod â'r darparwr ar ôl cyfarfodydd/adolygiadau gwasanaeth sy'n peri pryder er mwyn esbonio'r canlyniad a'r goblygiadau. 

Os bydd y bobl yn y gwasanaeth yn wynebu risg uchel neu os bydd y gwasanaeth yn “ansefydlog” (e.e. yn fregus yn ariannol), gall cynllun wrth gefn gael ei roi ar waith. Dyma'r achos yn benodol os yw'n debygol y gall fod angen i AGIC gymryd camau brys. Bydd hyn yn galluogi AGIC i fod yn barod ac yn galluogi comisiynwyr a darparwyr i gael rhybudd ymlaen llawn a pharatoi.

Mae gwasanaethau sy'n peri pryder yn aml yn llygaid y cyhoedd ac maent yn aml yn peri pryder i gomisiynwyr. Gall fod angen i'r cyfarfod gwasanaeth sy'n peri pryder ystyried y canlynol: 

• P'un a oes gan AGIC rôl uniongyrchol i'w chwarae wrth roi'r wybodaeth ddiweddaraf i bobl sy'n defnyddio gwasanaethau neu eu perthnasau/eiriolwyr am y camau sy'n cael eu cymryd. 
• P'un a oes angen cyflwyno briff i'r Gweinidog a phwy fydd yn gwneud hynny. 
• P'un a oes angen rhoi gwybod i'r cyfryngau neu baratoi safbwynt.

Bydd angen ystyried hefyd sut mae cyfathrebu â phartïon eraill â diddordeb. 

Mae'n bwysig nodi y bydd yr awdurdod lleol a chomisiynwyr y GIG yn cael gwybod pan fydd gwasanaethau sy'n peri pryder yn cael eu nodi, pan fo hynny'n gymwys. Bydd unrhyw adroddiadau arolygu a gynhyrchir yn ystod yr adeg hon yn cyfeirio'n benodol at y ffaith bod y gwasanaeth yn cael ei ystyried yn un sy'n peri pryder. 

Mae dull AGIC o ymdrin â diffyg cydymffurfio wedi'i gysylltu'n agos â'i phrosesau cofrestru. Yn aml, mae gan wasanaethau cymhleth sy'n methu broblemau diffyg cydymffurfio a phryderon ynghylch cofrestru, fel methiant i gadw rheolwr cofrestredig neu bryderon ynghylch pwy sy'n rheoli'r busnes. Yn yr achosion hynny, gall cyfarfod gwasanaeth sy'n peri pryder nodi'r ddwy agwedd hyn er mwyn sicrhau y caiff unrhyw gamau gweithredu eu cydlynu. 

Mae tîm Ymchwilio AGIC yn nodi ac yn monitro hysbysiadau a gyflwynir i AGIC fel y bo'n ofynnol o dan reoliad 30 a 31 o Reoliadau Gofal Iechyd Annibynnol (Cymru) 2011, a rheoliad 25 o Reoliadau Deintyddiaeth Breifat (Cymru) 2017. Mae'r tîm ymchwilio hefyd yn monitro pryderon mewn perthynas â'r gwasanaethau sy'n cael eu cofrestru a'u harolygu gan AGIC. Pan fydd angen, bydd y rhain yn cael eu rhannu â'r tîm Uwchgyfeirio a Gorfodi a all sbarduno cyfarfod gwasanaeth sy'n peri pryder cychwynnol. 

Lle bo achos rhesymol dros bryderu bod gwasanaeth yn gweithredu'n anghyfreithlon neu'n rheoli gwasanaeth er nad yw wedi'i gofrestru mewn perthynas ag ef, bydd AGIC yn cynnal cyfarfod gwasanaeth sy'n peri pryder. 

Mae'r cyfarfod gwasanaeth sy'n peri pryder cyntaf yn debygol o ganolbwyntio ar gasglu tystiolaeth a chynllunio'r ymchwiliad. Gall y cyfarfod arwain at benderfyniad i restru'r gwasanaeth fel un sy'n peri pryder ar y cam hwn, yn dibynnu ar y risg ganfyddedig i'r bobl sy'n defnyddio'r gwasanaeth. Bydd y cyfarfod hefyd yn ystyried a yw'r gwasanaeth yn cyd-fynd â'r diffiniad perthnasol i'w gofrestru, yr angen i hysbysu'r unigolyn dan sylw y gallai gael ei erlyn os bydd yn parhau i weithredu/rheoli heb gofrestru oni bai ei fod wedi cofrestru'n barod, a'r angen i hysbysu'r unigolyn bod angen iddo gwblhau ffurflen gais a ble i gael gafael ar ffurflen os nad yw wedi'i llenwi'n barod. 

Os bydd gan AGIC achos rhesymol dros gredu bod gwasanaeth yn gweithredu yn groes i hysbysiad gorfodi, caiff y mater ei drafod mewn cyfarfod gwasanaeth sy'n peri pryder. Bydd y cyfarfod yn ystyried y camau gweithredu i'w cymryd fel y disgrifir uchod. Bydd angen i ymchwiliad mewn perthynas ag unigolyn sy'n torri rheoliadau neu ddeddfwriaeth ystyried darpariaethau'r Codau Ymarfer perthnasol o dan PACE.